Snelle reacties opstellen en automatisch naar gasten sturen

Wil je betere communicatie met minder moeite? Gebruik geplande snelle reacties om tijd te besparen door automatisch berichten te verzenden op basis van triggers, zoals een nieuwe boeking, aankomst of vertrek.

Details toevoegen om sjablonen te personaliseren

Voeg snelkoppelingen toe die de gegevens van je gast of advertentie bevatten als je deze in berichten gebruikt. Je moet de bijbehorende informatie in je advertenties hebben ingevuld, waaronder een aantal van de optionele informatiegebieden, anders wordt de details weergegeven als niet beschikbaar in het bericht.

Vooraf ingestelde snelle reacties

Veelvoorkomende gebruikssituaties voor geplande snelle reacties en details (vetgedrukt) zijn:

Een bedankje sturen kort na de boeking

• Beste voornaam gast, bedankt voor het bevestigen van je reservering
• Ik ben blij je te mogen verwelkomen op de incheckdatum op of na onze inchecktijd, dat is de inchecktijd
• Ter herinnering, hier zijn onze huisregels: huisregels

Een paar dagen voordat de reis begint een herinnering aan het inchecken sturen

• De accommodatie bevindt zich op het adres en hier is de routebeschrijving: routebeschrijving
• Het wifi-netwerk heet wifi-naam en het wachtwoord is wifi-wachtwoord
• Laat het me weten als je advies nodig hebt over de stad

Een uitcheckherinnering sturen de ochtend voor het einde van de reis

• Even een herinnering dat uitchecken morgen (vertrekdatum) op elk moment voor de uitchecktijd is
• Ter herinnering: je bevestigingscode is de bevestigingscode

Tijd besparen met snelle reacties

Je kunt snelle reacties instellen, wat in wezen berichtsjablonen zijn, in je Berichten om je communicatie over veelvoorkomende onderwerpen te stroomlijnen.

Snelle reacties zijn korte berichten die specifieke onderwerpen behandelen. Je kunt ze van tevoren aanmaken, zodat je ze meteen kunt versturen als een gast contact met je opneemt. Je kunt deze berichten personaliseren met details. Deze codes gebruiken informatie uit zowel je advertentie als de boeking van je gasten, zoals je huisregels en de naam en aankomstdatum van de gast.

Hoe geplande snelle reacties worden toegepast  

Wanneer je een snelle reactie voor een advertentie aanmaakt en inplant, wordt deze toegepast op huidige en aankomende reserveringen. Geplande snelle reacties worden verstuurd volgens de tijdzone van de advertentie. Het instellen van de taal van het sjabloon is ook van invloed op de vertaling van je gegevens.

Snelle reacties worden standaard niet verzonden, maar je kunt ze voor of na specifieke evenementen inplannen. Je kunt er altijd voor kiezen om berichten vroeg over te slaan, aan te passen of te verzenden, en je kunt een volledige tijdlijn bekijken van elk bericht dat voor elke reservering wordt verzonden.

Als je deze sjablonen handmatig wilt verzenden in plaats van automatisch, lees dan meer over snelle reacties.

Geplande snelle reacties maken

Berichten over lastminuteboekingen

Voor last-minute reserveringen of korte verblijven worden sommige berichten standaard overgeslagen. Als je deze berichten liever altijd stuurt en ze nooit overslaat, kun je de Send for lastminute-boekingen en korte verblijven wijzigen voordat je het sjabloon opslaat. Je ontvangt een melding en e-mail wanneer je berichten op een niet-gepland tijdstip worden overgeslagen of verzonden.

Bijvoorbeeld:

• Als er twee dagen voor aankomst een bericht is ingepland, maar de reservering op het laatste moment op de dag van aankomst wordt gemaakt:
  • Wanneer de schakelaar is uitgeschakeld: het geplande bericht wordt overgeslagen
  • Wanneer de schakelaar is ingeschakeld: het bericht wordt onmiddellijk op het moment van de boeking verzonden
• Als er twee dagen voor het uitchecken een bericht is ingepland, maar het verblijf duurt slechts één nacht:
  • Wanneer de schakelaar is uitgeschakeld: het geplande bericht wordt overgeslagen
  • Wanneer de schakelaar is ingeschakeld: het geplande bericht wordt verzonden op de inchecktijd die je voor die advertentie hebt ingesteld

Als de schakelaar is ingeschakeld, worden de berichten die voor het inchecken zijn gepland nooit overgeslagen.We sturen ze op het moment van reserveren als de normale trigger al is verstreken. Voor andere berichten die normaal gesproken zouden worden overgeslagen vanwege een lastminutereservering of een kort verblijf, worden ze in plaats daarvan verzonden op de inchecktijd die voor de accommodatie is ingesteld.

Een geplande snelle reactie aanpassen

Tijdlijnweergave voor geplande snelle reacties

Je kunt eerdere en aankomende geplande berichten bekijken door de berichtenreeks van de gast en de tijdlijnweergave voor geplande snelle reacties te bekijken.

Je krijgt een lijst met alle geplande snelle reacties die zijn verzonden of overgeslagen, evenals berichten die in de toekomst worden verzonden. Als een gast meerdere reserveringen heeft, is de tijdlijn van elke reservering inklapbaar.

Geplande snelle reacties voor een specifieke boeking bekijken

Een geplande snelle reactie wijzigen voordat deze wordt verstuurd

Je kunt een geplande snelle reactie overslaan, eerder versturen of aanpassen via de tijdlijnweergave voor geplande snelle reacties (zonder het sjabloon te wijzigen).

Een geplande snelle reactie voor alle advertenties verwijderen

Verwijder je een sjabloon, dan worden de geplande snelle reacties vanaf dat moment niet meer verzonden voor alle advertenties waarvoor je dit sjabloon gebruikt.

Verhuren met een team of co-host

Als je met een team verhuurt, delen teamleden met toestemming voor gastenbeheer dezelfde reeks geplande snelle reacties en worden alle berichten van de teameigenaar verzonden. Elk van de teamleden kan geplande snelle reacties overslaan en aanpassen en nieuwe sjablonen maken die door het team kunnen worden gebruikt. Alle snelle reacties die je eerder hebt gemaakt, zijn nu toegankelijk in de gedeelde berichten van je team.

Als je met een mede-verhuurder verhuurt, heeft je mede-verhuurder toegang tot je geplande berichtengeschiedenis en aankomende berichtenlijst in de tijdlijnweergave van elk gesprek en kan je geplande snelle reacties overslaan en aanpassen. Je co-host kan ook zijn eigen sjablonen maken, aanpassen en toepassen op je advertentie, maar hij of zij kan je sjablonen niet bekijken of aanpassen, omdat snelle reacties niet worden gedeeld tussen verhuurders en co-hosts.

Vind de Gepland op tag op de tijdlijn voor meer informatie over je geplande snelle antwoordgegevens, waaronder berichten die door een mede-verhuurder of team zijn gemaakt.